“جنون جلسه در نظام اداری و اصل علاقه به چرندیات”

Image result for ‫ جلسه در نظام اداری‬‎

“جنون جلسه در نظام اداری و اصل علاقه به چرندیات”

تصمیم گیری تیمی یکی از روش های اثربخش در ارتقاء کیفیت تصمیمات است، و منجر به کشف دیدگاه های مختلف و تقویت تصمیم می گردد؛ اما در نظام اداری گاها علاقه بیش از حد به تشکیل جلسات تصمیم گیری، بعضا به نوعی جنون بدل شده است که آثار سوء آن امور اداری را فلج می کند.

در این ورطه، معمولا نامدیران بسیار بیش از مدیران در جلسه اند! سه عامل اساسی، نامدیران را برای تشکیل جلسات بیشتر و بیشتر سوق می دهد:
💢اول، اغلب جلسات تشکیل می شود که صرفا تشکیل شده باشد و متاعی از پرستیژ مدیریتی را برای اعضا جلسه در بر داشته باشد! کمبودهای شخصیتی و عدم نظارت های سیستمی از ریشه های اصلی این عامل است.
💢دوم، بر اساس  دیدگاه نامدیران، حتی هر مسئله ساده و پیش پافتاده سازمانی نیز بایستی در کمیته های مربوطه مورد بررسی قرار گیرد، مشاوران آن را تحلیل کنند، کمیسیون ها درباره اش گزارش بدهند، در گروه های تجدید نظر درباره اش بحث شود و کمیته های اجرائی آن را تایید کنند. از دیدگاه ایشان سازمان یعنی همین و بس! و اگر تصمیمات، بوروکراسی اداری را طی نکنند، ضرورت وجود سازمان و مدیر زیر سوال می رود!
💢سوم، پیچیدگی بیش از حد برخی مسائل و عدم توانایی مدیر در حل آن، از دیگر عوامل علاقه نامدیران به جلسه است؛ با این روش مسئولیت تصمیم گیری کاملا محو می شود و هیچ کس به طور مستقیم پاسخگوی عواقب تصمیم نخواهد بود. بدین ترتیب وجدان تصمیم گیرندگان نیز توجیهی برای ناکارآمدی احتمالی تصمیمات خواهد داشت! تفویض تصمیم به کارگروه های غیرمتخصص از اعضا همان جلسه، اختصاص زمان و بودجه هنگفت برای بررسی کارشناسی (بخوانید کارنشناسی)، و طرح مکرر مسئله در جلسات متوالی از روش های تسکین وجدان اعضا از اطمینان بخش بودن تصمیمات است!

علاوه بر جنون جلسه در نظام اداری، محتوای جلسات نیز وضعیتی بهتر از توجیهات تشکیل جلسه ندارد! اکثر جلسات به دلایل مختلف از جمله عدم مدیریت زمان، بی هدف بودن، عدم مدیریت جلسه بر اساس دستورجلسه، و عدم ارائه دستور جلسه قبل از برگزاری به اعضاء، ناکارآمد است. اما مسئله حادتر در مدیریت جلسات، موضوعی است که  نورث کوت پارکینسون، مورخ و نویسنده انگلیسی در قالب اصل “علاقه به چرندیات” مطرح می کند. بر اساس این اصل از آنجا که در تصمیم گیری های تیمی و جلسات، اعضا دارای تخصص کافی و یکسان در خصوص موضوع نیستند، معمولا مسائل مهم، تخصصی و پیچیده به راحتی و در کمترین زمان ممکن مورد تایید و تصویب قرار می گیرد، ولی مسائل پیش پافتاده و کم اهمیت که نیاز به تخصص خاصی ندارد و همگان می توانند درباره آن اظهار نظر کنند، اغلب ساعات جلسات گروهی را به خود اختصاص می دهد و اعضا غیرمتخصص، بازیگران اصلی جلسات هستند. بدین ترتیب سطح گفتمان این گونه جلسات (دارای اعضا غیرمتخصص در موضوع و غیر همگن از لحاظ سطح توانایی) در حد عامیانه ترین موضوعات (چرندیات) تنزل می یابد. به عنوان مثال در یک جلسه تصمیم گیری گروهی در خصوص ساخت یک سازه عمرانی، تصمیمات مربوط به مقاومت مصالح ساختمان کم ترین زمان و مباحثه ممکن؛ و تصمیم گیری در خصوص قرمز یا آبی رنگ بودن نور سالن اجتماعات سازه عمرانی، بیشترین وقت جلسه را به خود اختصاص می دهد.
Related image

راه حل:
-انتخاب اعضا متخصص و همگن برای جلسات
-پیگیری نحوه و میزان اجرای تصمیمات جلسات قبل
-تبدیل تصمیمات مربوط به مسائل سازمانی ساده و تکراری به آیین نامه های اجرائی
-تفویض تصمیات پیچیده به کارگروه های کارشناسان کاملا متخصص (نه عده ای از اعضا جلسه)
-تصمیم گیری نهایی روی نظر کارگروه با حضور اعضا آن در جلسه به منظور بررسی ملاحظات جانبی تصمیم
-آشنایی با فنون مدیریت جلسه از جمله مدیریت زمان، تدوین دستور جلسه پیس از برگزاری، و …
-پیگیری نحوه و میزان اجرای تصمیمات جلسات قبل –
-تعیین شاخص سنجش، زمان، هزینه، کمیت، و چشم انداز برای تصمیمات

“اصل علاقه به چرندیات” در بسیاری از مسائل دیگر از جمله سخرانی ها و برنامه های انتخاباتی و دموکراتیک؛ تصمیمات مربوط به انواع شوراهای سازمانی و دانشگاهی؛ مباحثه های کلاسی رشته های علوم اجتماعی؛ گفتمان های رایج در فضای پژوهشی رشته های علوم اجتماعی و… نیز مصداق دارد که نویسنده تطبیق مصادیق “اصل علاقه به چرندیات” در موضوعات فوق را به مخاطب واگذار می کند.
منبع: 0rganizationalbehavior  @